Xelops Technology

Chez Xelops Technology, nous appliquons l’agilité dans plusieurs cadres et environnements, avec différentes équipes et différentes typologies de clients.

L‘utilisation des méthodes agiles a démarré petit à petit au sein de Xelops Technology à partir de 2013 pour ensuite devenir de plus en plus adoptée par nos projets au cours des dernières années tout en étant en amélioration continue.

La leçon la plus importante à retenir de toutes ces expériences est qu’il faut toujours rester agile dans l’agile. Les circonstances d’un projet, ses contraintes techniques et financières ainsi que la nature de son produit nous poussent à adapter les méthodologies agiles connues et à en créer des nouvelles méthodologies hybrides. Ces adaptations nécessitent l’ajout ou le retrait de quelques rituels organisationnels.

La méthode agile la plus utilisée dans Xelops Technology est Scrum, et qui dit Scrum dit rituels et événements périodiques qui prennent place chaque Sprint selon un ordre bien précis. L’événement qui nous intéresse dans cet article est la Sprint Rétrospective.

Lorsqu’il est nécessaire de sacrifier un rituel à cause de la charge du projet, le premier qui vient à l’esprit est la Sprint Rétrospective, sous prétexte qu’elle est la moins importante et que l’amélioration continue des outils, processus et relations dans un projet peut se réaliser au fur et à mesure, sans avoir besoin d’y consacrer un créneau chaque Sprint.

Mais est-ce vrai ? Peut-on vraiment sacrifier la Sprint Rétrospective sans que cela ait un effet négatif sur la performance de l’équipe et la qualité du produit ?

Nous avons collecté les avis de nos collègues via un questionnaire sur les rituels agiles. En faisant un focus sur les questions qui concernent la Sprint Rétrospective :

1- La Rétro est une réunion :

• Que vous attendez avec impatience. Vous avez tant de plaintes et d’idées à partager.
• Que vous redoutez. Vous vous sentez obligé de vous “exprimer” sur des choses évidentes.
• Qui ne vous importe pas. C’est ennuyeux et ça ne sert à rien.
• Frustrante. C’est l’occasion de vous rappeler de tout ce qui ne va pas et ce qui ne va jamais aller.

2- A votre avis, est-il nécessaire de planifier la Rétro chaque Sprint ?

• Oui, chaque Sprint.
• Non, un rétro chaque deux sprints.
• Non, le planning des rétros peut être indépendant des Sprints.
• Autre.

3- Selon vous, quelle est la durée idéale d’une rétro ? (pour un Sprint de 2 semaines)

• 30 minutes
• 1 heure
• 1 heure 30 minutes
• Autre

4- Connaissez-vous des outils collaboratifs de Rétro efficaces ?

• rétrotool
• ideaboardz
• teamrétro
• reetro.io
• Trello
• Google sheet
• miro

Selon les réponses au questionnaire, tout va généralement bien, les membres des équipes Scrum bénéficient assez bien de la Rétrospective et sont bien persuadés par son efficacité en terme d’amélioration des structures et processus d’un projet. Il y a eu néanmoins quelques avis contraires des membres des équipes Scrum qui avaient des difficultés à tirer profit de ces séances “frustrantes”, “inutiles” ou “ennuyeuses”.

Nous avons demandé à ces personnes de nous donner plus de détails sur leur expérience avec la Rétrospective. Les difficultés sont nombreuses, en analysant les avis, nous avons conclu les piliers essentiels d’une bonne Rétrospective :

• Garder une bonne fréquence : Chaque équipe connaît mieux la fréquence qui lui conviendra. Le plus important est de respecter cette fréquence et de ne jamais piétiner les créneaux fixés de la Rétrospective.
• Prendre son temps: Chaque membre de l’équipe a besoin d’assez de temps pour développer ses réflexions en collectivité lors de la Rétrospective. La répétition est évidemment à éviter.
• Avoir confiance en son équipe : Ceci implique trois règles d’or : Pas de victimisation, pas de culpabilisation et pas de fuites à l’extérieur. Il est très important de comprendre que l’équipe est une seule voix et que les confidences individuelles doivent absolument rester au sein de l’équipe. Si les membres de l’équipe se sentent pointés du doigt ou perdent confiance, la Rétrospective ne sera plus autant efficace.
• Avoir des actions SMART : Par SMART on veut dire Spécifique, Mesurable, Achievable (Réalisable), Relevant (Pertinent), Timeboxé (ou estimé en points d’effort). Les actions identifiées doivent absolument disposer de ces critères pour s’assurer de leur utilité.

• Inclure le Product Owner : Le Product Owner fait partie de l’équipe SCRUM. Il est dès lors très important qu’il soit conscient de l’état de santé de l’équipe puisqu’il a la main sur le côté métier et peut faire les changements nécessaires de ce côté-là le cas échéant.
• Diversifier le format de la Rétrospective: Pas de format monotone. Une solution est d’expérimenter plusieurs outils. Il est aussi possible d’attribuer l’animation de la Rétrospective à une personne différente à chaque fois. L’équipe peut aussi changer d’endroit de la réunion.

Tout bien considéré, le secret est de toujours garder l’esprit agile, et constamment trouver des manières d’améliorer les processus et structures de l’organisation du projet. La Rétrospective est l’outil principal pour cela. C’est un événement indispensable qui doit s’améliorer continuellement.